Обратная связь от клиента

 

 

О компании

 

 

Компания "ВерСталь" работает на рынке складского оборудования с 2014 года. За время работы оборудовали стеллажами и техникой более 1000 объектов складского и производственного назначений. Сэкономили более ста миллионов рублей нашим клиентам на аренде складских помещений и фонде з/п, за счёт профессионального подбора складской техники и стеллажей.

Среди постоянных клиентов:

• оборонные предприятия
• производственные компании
• федеральные и международные сети
• оптовые базы
• агрохолдинг

 

 

Цели и задачи проекта

 

По мере роста в компании Никиты, собственника компании, а так же у команды топ-менеджмента возникла потребность в новых инструментах и оптимизации учета, а именно:

• Аналитику по маркетингу в режиме одного окна (куда тратим бюджет, какая статистика по источникам, откуда приходят лиды, по какой цене, какая эффективность по рекламным каналам).
• Аналитику по отделу продаж. Видеть эффективность менеджеров, статистику по категориям продаж, продажи по регионам, количество целевых действий по каждому менеджеру (сколько звонят, отправляют КП, сколько встреч проводят с клиентами), видеть статистику по среднему чеку, видеть дебиторку по клиентам.
• Аналитику по отделу сервиса и ремонта. Сколько клиентов в работе на текущий момент, эффективность бригад, дебиторку по клиентам и многое другое.
• Оптимизация финансового учета. Раньше в компании заполнялся отчет ДДС, но все это было вручную и занимало много времени, не хватало визуализации и простоты восприятия, не хватало нужных отчетов и инструментов управленческого учета.

Цель - сделать систему аналитики компании в режиме «одного окна», чтобы в реальном времени видеть текущий План-Факт по всем показателям, понимать куда мы идем, в плане мы или нет, и главное, чтобы вовремя реагировать и принимать верные решения с помощью данной системы.

 

Реализация проекта

 

Шаг 1 - Составление технического задания и плана проекта

 

 

Самая важная часть, для того чтобы проект был удачным - составить верно техническое задание и определить цели и задачи проекта. Дашборды и система аналитики должны помогать собственнику достигнуть поставленной цели (в росте прибыли, экономии времени в операционке и т.д.). Иначе без этого - это просто набор таблиц и графиков для «красоты».

Для того, чтобы действительно понять, что и как визуализировать, на старте необходимо понять, какие процессы, связи, сотрудники, роли есть в компании. Чтобы узнать нюансы работы компании, нам необходимо пообщаться с собственника и ответственными людьми на процессах (в данном случае с РОПом и подрядчиками по трафику).

 

Важный момент, почему необходимо общаться с руководителями и топ-менеджерами, а не только с собственниками. Часто идея визуализации и аналитики принадлежит только собственнику, а менеджеры даже не в курсе нововведений. Однако, внедрять и контролировать внедрение предстоит именно топ-составу. Все должны быть в одной лодке, понимать зачем и для чего мы это делаем, какие задачи хотим достичь с помощью новых инструментов. Тогда внедрение будет проходить проще и быстрее.

 

Шаг 2 - Источники данных и их оптимизация

 

Для того, чтобы нам визуализировать данные и сделать дашборды, необходимо понять откуда и как мы будем забирать необходимые массивы данных. Для этого мы:

• Анализируем текущие источники сбора данных в Таблицах
• Анализируем облачные сервисы и системы, где уже работает компания (CRM системы, сервисы для бизнеса, складские программы и т.д.)
• Смотрим, каким образом будет выглядеть связка для подключения ее к источнику визуализации

Как правило, есть 2 пути, для разных типов компаний с разными инструментами:

• Ручной сбор данных от сотрудников через отчёты (у каждого сотрудника есть свои целевые метрики, за которые отчитывается вручную в специальный файл или форму в конце каждого дня)
• Автоматические выгрузки из сервисов (забираем целевые данные автоматически с помощью коннектора данных напрямую в систему визуализации)

 

Как правило, в одном проекте бывает и так и так, потому что не всегда есть коннектор к нужному сервису, и не всегда в сервисе ведется правильная гигиена. Даже если в компании есть, допустим, Битрикс, это не значит что он ведётся правильно и имеет нужный набор данных

 

Шаг 3 - инструменты для решения бизнес-задач и сбора данных. Дашборды

Пробежимся по основным отчетам, которые появились в компании у собственника и топ-менеджеров.

 

Маркетинг

 

 

Продажи

 

 

Отдел сервиса

 

 

Финансы и управленческий учёт

 

 

 

В дашбордах мы используем принцип «Светофор» - индикаторы красного, желтого и зеленого цветов, для того чтобы было видно, где мы в плане, а где нет.

 

Что было разработано еще?

 

• Система обработки банковской выписки с автоматической подгрузкой в ДДС. (Masthave для тех, у кого много безналичных операций)

Помните про запрос от клиента о том, что ручное внесение данных - очень долго и занимает много времени?

Придумали, разработали и написали мини-сервис который помогает выгрузить данные из выписки, остается внутри вписать некоторые недостающие поля и нажать на кнопку "Отправить". И всё - данные улетели в наш ДДС. Работает в облаке через браузер

Со слов Никиты, собственника компании, это позволило сократить ежедневно время внесения с 30 минут до 3х минут.

 

 

• Работа с фондами компании, удобно в минимум кликов, на базе Google Sheets

Реализовали для клиента довольно удобную механику работы и перемещения в фонд/между фондами на базе Google Sheets и ДДС. А сам собственник видит все остатки и передвижения у себя в дашборде.

Физически, фонд - это один отдельный счет в банке, но для удобства распределение внутри системы мы его дробим по направлениям. Отчисления происходят от чистой прибыли, каждый месяц после свода отчетности и фиксации прибыли.

 

 

• Оптимизированный ОПиУ (Отчет о прибылях и убытках)

Теперь не нужно постоянно пересоздать или копировать листы, перенастраивать формулы. Все тянется из ДДС и пересчитывается самостоятельно.

 

Работает это так:

 

 

• Платежный календарь, который подтягивает план из отдельного листа «Планирование», факты из ДДС, и пересчитывается на конец периода, исходя из фактически поступлений.

 

 

ИТОГИ

 

Спасибо, что дочитали до конца! Проделана большая работа, много инструментов и новых решений было придумано прямо в процессе.

Всего на старте, к сожалению, учесть не возможно. Оцифровка - это творческий процесс, и мы многое допиливали и дорабатывали уже в моменте работы.

Было приятно работать с Никитой и его командой, так как они максимально вовлечены в процесс, объединены одной идеей и миссией компании.

 

НАШЛИ СВОИ БОЛИ И РЕШЕНИЯ БОЛЕЙ В СТАТЬЕ?
ПРИХОДИТЕ НА БЕСПЛАТНЫЙ СОЗВОН ИЛИ ВСТРЕЧУ

 

Заполните форму и наш специалист в формате видео-встречи покажет, какие инструменты нужно внедрить в ваш бизнес, чтобы снизить расходы, понимать движение денег в компании, эффективнее управлять компанией, опираясь на цифры: https://forms.gle/ZEV7WwFQ9LFnbaEk7

 

О том, как мы работаем, в нашем видео