Введение
Всем привет! Эта история началась в июле 2023 года, когда к нам обратился руководитель строительной компании Toda House - Дмитрий Токарев. Изначально Дмитрий пришёл с запросом оцифровки и оптимизации финансов компании, а обернулось это полноформатной работой по всем бизнес-процессам.
Первый контакт с Дмитрием
О компании TODA HOUSE — команда инженеров - строителей, занимающихся проектированием и строительством домов по каркасной технологии из деревянных элементов. У ребят полностью свое производство под ключ.
Запрос и точка А
Одна из первых встреч.
Первоначальный запрос был в том, чтобы помочь оцифровать финансы компании. До этого работа велась в Гугл Таблице, но заполнение данных было не оптимизировано, многое терялось, и не хватало более глубоких срезов. В процессе общения с Димой мы пришли к тому, что работать только с финансами, в отрыве от других бизнес-процессов, будет не совсем эффективно, и мы предложили полноценное внедрение оцифровки по всем крупным бизнес-процессам в Toda House. Далее - пожали руки и приступили к работе!
Что уже сделали
На первом шаге - как всегда сначала разобрались в текущих бизнес-процессах компании, как что выстроено и кто за что отвечает в компании, для того чтобы подобрать нужные инструменты.
Карта бизнес-процессов Тода Хаус
Далее мы начали с базовой необходимой вещи - внедрения и настройки CRM-системы. В компании до этого вообще не было CRM, нужно было срочно начать копить базу клиентов и работать с аудиторией.
Воронки
Сделали 4 основные воронки для удобства работы, львиная доля ведётся в Продажах. В воронку добавили автоматические сообщения через SalesBot, автозадачи по дате.
Ключевая цель, которую ставили перед собой - снять рутинные действия с менеджера, чтобы бот делал максимум из того что возможно снять с человека.
А так же цель №2 - чтобы клиент был постоянно на связи с нами, видел и ощущал что про него не забыли.
ОПиУ собирается самостоятельно и автоматически прямо в таблице
Все детали по работе воронки описать в одном кейсе сложно. Если действительно интересная для вас тема - дайте реакцию на этот кейс или напишите в личку, расскажу подробнее как и что работает.
Что сделали еще?
Следующий блок - Финансы. Здесь мы предложили на старте использовать наше новое решение - ДДС Бот.
С помощью него мы собираем всю информацию по доходам и расходам компании в разрезе каждого продукта. Далее из нее мы формируем ОПиУ (Отчет о Прибылях и Убытках).
Отдельным блоком мы сделали отчет План-Факт по объектам: детальный контроль за расходами по заказу.
В сделках с длинным циклом всегда одна и та же проблема: есть риск потратить лишние деньги, сверх того что заложены в смете или в расчете. Тут обсчитался, там где то купил дороже чем планировал, тут рабочим переплатил. Итого по копеечке сжирается наша желанная валовая прибыль. Хотел купить новую машину - а тут бац, и денег нет. Куда делись?
К нашему боту для клиента подвязали наглядный реестр учета Плана/Факта по каждому объекту в работе. Просто выбираешь нужный объект из списка, и видишь всю информацию по финансам внутри. Видно не вышел ли из плана. Если все необходимые материалы закупил - позиция станет зеленой, а если еще и потратили меньше, чем заложили в смете - то вообще красота, дополнительно заработали.
По такому отчету можно наглядно просмотреть, на каком материале точность планирования хромает, и усилить это слабое место быстро. Отдельно мы разработали по ТЗ заказчика инструмент для расчета финансовых показателей в срезе каждого отдельного дома, запущенного в стройку.
Отчет по каждому объекту в разрезе
Далее все финансы попадают в нашу Панель Управления, где в наглядном виде можно посмотреть всю аналитику по финансам в удобном виде.
Панель Управления Компанией
Все показатели по продажам мы можем наблюдать на странице «Продажи». В ней - все срезы по менеджерам, продуктам, источникам трафика, динамики по месяцам года, анализ дебиторской задолженности за объекты.
Форма обратной связи клиентов
Дашборд "Контроль Качества"
Отдельной страницей мы вывели лист контроля качества. Каждый клиент ставит нам оценки рейтинга от 1 до 10 баллов, эти баллы попадают в нашу Панель Управления, формируя рейтинг. Получая оценки, мы можем вовремя контролировать узкие места, и проводить работу по улучшения качества или сервиса.
Что еще внедряем?
На данный момент мы продолжаем совместную работу, сейчас у нас остался самый интересный процесс - Производство и Стройка. Что мы начали делать?
Мы придумали инструмент для управления сотрудниками производства и стройки. Как это работает?
У каждого сотрудника есть личный кабинет, куда ему приходят персональные задачи в удобном виде. Сотрудник понимает, что от него хотят, и работает только по текущим задачам в приложении.
Когда сотрудник нажимает кнопку «Завершить», это видно в системе, мы можем детально контролировать работу на каждом посту или объекте, видеть каждого сотрудника.
Так же недавно выкатили обновление - сотрудник не может завершить задачу, пока не сделал фотоотчет. Данные из фотоотчета улетают в нужную папку на Диск.
Дашборд "Производство/Строительство"
По итогу все эти данные от каждого сотрудника попадают в нашу систему, собственник и руководитель производства видят аналитику по каждому объекту.
Что мы можем увидеть внутри за 1 минуту:
% выполнения каждого заказа
% выполнения каждого этапа внутри заказа
Количество технологических операций, выданных сотрудникам
Количество технологических операций, завершенных сотрудниками
Какие задачи были просрочены по сроку выполнения
Время выполнения каждой завершенной операции
Детализацию по каждому сотруднику производства (сколько задач выполнил, сколько в работе, сколько просрочил)
Детализацию по каждому объекту (как операции в работе, какие просрочены, какие выполнены в срок)
Про эту часть работы мы сделаем отдельный кейс, и детально расскажем как работает наша система.
ВЫВОДЫ
Хоть работа еще не завершена, хотим сказать что уже проделан огромный путь по систематизации работы у внутреннему учету компании. Путь этот не бывает быстрым, на то чтобы провести внедрение и научить сотрудников уходит много времени. Но оно того стоит, без этого невозможно расти.
Главное во всей системе - бизнес-процессы и их логика. Это фундамент. И уже на них мы насаживаем нужные инструменты, а ни в коем случае не наоборот. В процессе работы так же мы исправили много недоучтенных моментов именно в бизнес-процессах. В данном случае мы затронули в кейсе очень малую часть работы, так как если бы расписывали каждый шаг - это заняло бы страниц 40 отборного текста и картинок.
Залетайте в наши соц сети:
ВК - Бизнес в цифрах / Оцифровка и автоматизация (vk.com)
ТГ - https://t.me/krinicyn_ocifrovka
Кейсы - https://dzen.ru/cifrobiz?share_to=link